Spanische Urkunden in Deutschland verwenden

Wer mit spanischen Unterlagen in Deutschland zu tun hat, etwa bei der Eheschließung, der Anmeldung eines Kindes, einer Einbürgerung oder der Anerkennung eines Abschlusses, steht oft vor derselben Frage: Reicht eine Übersetzung, und wenn ja, in welcher Form? Die Antwort hängt weniger vom Dokument ab als von der Stelle, die es erhalten soll.

Zuerst die empfangende Stelle fragen

Standesamt, Ausländerbehörde, Hochschule oder Gericht legen selbst fest, welche Form sie verlangen. Manche Stellen akzeptieren eine einfache Übersetzung, andere verlangen eine Übersetzung durch eine in Deutschland ermächtigte oder beeidigte Person. Fragen Sie deshalb vor der Beauftragung nach, welche Ausführung benötigt wird, ob das Original vorgelegt werden muss und ob eine Apostille oder ein mehrsprachiges Formblatt genügt.

Apostille und mehrsprachige Formblätter

Deutschland und Spanien sind Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens. Für bestimmte öffentliche Urkunden innerhalb der EU, zum Beispiel Geburts- und Heiratsurkunden, sieht die EU-Verordnung 2016/1191 Erleichterungen vor: Eine Apostille ist dann nicht erforderlich, und es gibt mehrsprachige Formblätter, die eine Übersetzung im Einzelfall ersetzen können. Ob das in Ihrem Fall gilt, entscheidet die Stelle, bei der Sie die Urkunde einreichen.

Was Sie für die Anfrage vorbereiten können

• einen vollständigen, gut lesbaren Scan oder ein scharfes Foto aller Seiten, auch der Rückseiten mit Stempeln und Vermerken
• die Angabe, bei welcher Stelle die Übersetzung eingereicht wird
• die Schreibweise von Namen, wie sie in Ihrem Ausweis oder Pass steht
• Ihren Wunschtermin

Namen, Daten und Ortsangaben sind bei Personenstandsurkunden besonders wichtig. Schon ein fehlender Akzent oder ein zweiter Nachname, der in deutschen Unterlagen anders geführt wird, kann zu Rückfragen führen. Weisen Sie deshalb auf Besonderheiten hin, etwa wenn ein Name in Deutschland in einer anderen Reihenfolge eingetragen ist.

Wie es weitergeht

Nach Sichtung der Unterlagen erhalten Sie eine Einschätzung zu Umfang, Form und Termin. Eine pauschale Zusage, dass eine Übersetzung von jeder Stelle angenommen wird, ist nicht möglich. Mit den richtigen Angaben vorab lässt sich die passende Form aber in den meisten Fällen klar abstimmen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.